Gmail
Meski Google sudah jauh meningkatkan kapasitas storage Gmail sejak tahun 2004, masih ada juga pengguna yang kelimpungan karena inbox atau kuota Gmail miliknya selalu penuh.
Untuk mencegah hal tersebut terjadi pada Anda, berikut 5 cara untuk ‘melegakan’ ruang di GmailAnda seperti dikutip dari Field Guide:
1. Hapus File
Berbeda dari sekadar menghapus email, metode ini akan menghilangkan email berisi file attachmentberukuran besar, seperti .mp3 atau .mov.
Caranya, tulis “filename:mp3″ atau “filename:mov” dalam kotak pencari, lalu pilih mana yang ingin Anda hapus. File lain yang dapat dicari adalah .ppt, .pdf, .doc dan .jpg.
Dengan batas attachment sebesar 25MB, menghapus file-file berukuran besar akan memberikan cukup ruang untuk akun Anda.
Untuk mencari seluruh email yang memiliki attachment, klik menu drop-down di kotak pencari lalu centang kotak “Has attachment”.
Cara lainnya adalah mengkonversi file-file Microsoft Office menjadi format Google Drive yang tidak akan memakan jatah storage Gmail Anda.
2. Plain text
Model email berisi HTML yang berisi gambar-gambar dan teks format khusus memang tidak terlalu banyak mengambil ruang, namun jika Anda tipe pengguna yang tidak sengaja sering menumpuk email, jenis email HTML pada akhirnya tetap akan memenuhi inbox Anda.
Pilihlah format email yang Anda inginkan menjadi plain text dan Google akan mengingat pilihan Anda tersebut untuk email-email berikutnya.
Cara yang sedikit manual adalah menghapus seluruh quote yang ada di email sebelumnya jika Anda berencana membalasnya. Quote email terdahulu lama kelamaan akan menumpuk dan memperbesar ukuran data email.
3. Hapus email lama
Terkadang Anda mungkin sudah tidak peduli lagi dengan email yang berusia sangat ‘tua’, entah karena hanya berisi iklan atau peristiwa masa lalu yang memang ingin dilupakan.
Ketik “older_than:2y” di dalam kotak pencari untuk mencari email lama yang berusia lebih dari 2 tahun lalu, atau ‘3y’ untuk email lebih dari 3 tahun lalu dan angka lainnya yang Anda inginkan. Kemudian pilih Select All, lalu klik Trash untuk membuangnya.
Anda juga dapat menggabungkan cara ini dengan label atau sender tertentu yang memang ingin Anda hapus seluruh emailnya.
4. Cari email berdasarkan ukuran
Ketik “larger:5m” di kotak pencari untuk menemukan email dengan ukuran lebih besar dari 5MB. Anda juga dapat menggunakan menu drop-down untuk memilih size yang diinginkan.
Metode ini cocok untuk Anda yang sering menerima email berisi foto-foto beresolusi tinggi atau filePDF.
5. Unduh kopi lokal
Jika Anda tidak ingin kehilangan email lama atau email berukuran besar namun tetap tidak mau kehabisan kuota Gmail, Anda dapat mengunduh email-email tersebut ke program email di desktop Anda.
Dengan mengganti ke POP atau IMAP di bagian pengaturan, Anda dapat menyimpan atau export email yang Anda inginkan.
Anda dapat mengatur POP dan IMAP Gmail dari bagian pengaturan Gmail di bawah tab Forwarding and POP/IMAP.
